>А вопрос остается - как оригинал письма оказался в архиве отправителя.
Ей-богу, даже неудобно отвечать. Что значит оригинал? Вы что никогда не отправляли официальных писем или в организации с хорошо поставленным делопроизводством не работали? Письмо существует в нескольких экземплярах. Один экземпляр всегда оставляет в своем архиве отправитель. Остальные рассылаются организациям/должностным лицам, имеющим отношение к рассматриваемому в письме вопросу.