По опыту - лучше всего сделать папки и в них хранить...
Причем мне лично хранение по дате поступления понравилось больше всего, чем структурировать и думать каждый раз, куда положить файл с признаками как одной так и другой группы, проще хранить все в папках по дате создания. И найти искомое так оказалось легче, так как мне проще вспомнить в каком году примерно я был там-то и сфотографировал то-то, чем думать, где у меня может лежать снимок бастиона Петропавловки.
И самое главное - оно все само сортируется как надо.
Пользоваться всякими программами типа Ворда, Ноутов, Луков и прочих специальных программ настоятельно НЕ рекомендую! Так как они имеют свойство меняться, производители имеют привычку лет через пять прекращать поддержку программ и так далее, так что все это временно. А папки - это навсегда! :)
Короче - храните в папках, по дате создания, используя минимальную структуру (например, крепости я меня лежат отдельно от камуфляжа).
