Доброго здравия!
>Во время ежегодной встречи проводить что-то вроде научной конференции. По заранее утвержденному плану. Дабы не формализироваться. можно прямо за столом.
Только ИМХО - эти мероприятия лучше разделить . Заодно и лишний повод собраться будет.
С уважением, Китоврас http://gradrus.chat.ru/