На выезде лучше использовать тот софт к которому Вы привыкли, умеете с ним работать и знаете все его тонкости. Не стоит в экспедиции заниматься изучением нового софта и освоением нового железа. Да и вообще на выезде не должно быть ничего нового (и hardware, и software), а только проверенное и испытанное.
Обработкой отсканированных документов в экспедиции лучше вообще не заниматься, а сконцентрироваться на сканировании.
В Вашем случае, наверное, надо бы найти или взять на время какой-нибудь внешний девайс для хранения сканов. Не знаю Ваших планов по сканированию, но 4 Гб это не очень много. Если такую железку найдете, то обязательно поработайте с ней до выезда, привыкните к ней.
Моя последняя экспедиция - из Новосибирска в Томский музей в ноябре прошлого года. Железа набилось в половину грузо-пассажирской Газели: два сканера (планшетный и сканирующая камера), два компьютера (ноутбук и нормальный с 21" монитором), UPS, пара осветителей, штативы ну там еще всякой мелочи. Сканировали карты, фотографии, картины.
