Привет!
надо было подписывать записку 29 февраля, а потом ждать 3-го марта, чтобы внести в нее новые данные?
Что помешало напечатать ее сразу набело того же 3-го марта и зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции тоже 3-го марта?
Что-то неувязка на неувязке у вас.